CONSULTAS AL NOTARIO: ¿Qué son las actas notariales?

En el presente artículo voy a tratar de explicar de forma clara y sencilla el funcionamiento de las actas realizadas por el notario a instancia de parte interesada, así como los distintos tipos de actas notariales que existen, dejando para futuros artículos la explicación detallada de cada una de estas actas.

1 ¿Quién puede solicitar un acta notarial?

En principio, cualquier persona mayor de edad. El articulo 197-1 del Reglamento Notarial dice que los notarios “a instancia de parte”, extenderán y autorizarán actas notariales donde concurran hechos y circunstancias que presenten o les consten y que no sean materia de contrato.

2 ¿Qué función realiza el notario en el acta notarial?

Hay que tener en cuenta que en el acta notarial el notario “narra” lo que le dice la persona que le requiere para el acta, no redacta él. Siempre y cuando dichas manifestaciones no sean contrarias al orden público, las Leyes, la moral y las buenas costumbres. En el acta, el notario se limita a dar fe de lo que percibe por sus sentidos.

3 ¿Qué efectos tiene el acta notarial?

A través del acta notarial se deja constancia de hechos, objetos, y documentos o declaraciones en previsión de que se tengan que acreditar en ámbitos o procedimientos judiciales, administrativos, o simplemente en el ámbito de la esfera privada.

Dada la fe pública que aporta el notario, las actas gozan de las presunciones de VERACIDAD, INTEGRIDAD Y LEGALIDAD. Además, las actas notariales producen EFECTOS PROBATORIOS frente a terceros y solo puede ser desvirtuado este valor mediante una sentencia judicial.

4 ¿Quién custodia las actas notariales?

Como todos los documentos públicos, las actas notariales son custodiadas en el protocolo del notario que las realiza, en su despacho.

5 ¿Quién puede pedir copia de las actas notariales?

En principio, puede pedir copia la persona que requiere el acta y cualquier otra que acredite un interés legítimo en el asunto que sea materia del acta, siendo el notario quien debe apreciar la existencia de ese interés legítimo.

6 ¿Qué tipo de actas notariales existen?

Hay diversos tipos de actas notariales, que pasamos a exponer a continuación, sin perjuicio de que en posteriores artículos expliquemos de forma detallada cada uno de ellos:

6.1. Actas de presencia.

Son las que acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. Ejemplo: actas de fotografías para acreditar cualquier hecho o requerimiento al notario para que aprecie cualquier acontecimiento.

6.2 Actas de manifestación.

Son aquellas en las que el requirente acude al notario y realiza una declaración sobre hechos pasados o presentes acaecidos.

6.3 Actas de remisión de documentos (cartas).

Es el acta que acredita el simple envío de documentos o cartas por correo.

6.4 Actas de exhibición de cosas o documentos.

Su finalidad es describir documentos o cosas que se exhiben al notario, dejando constancia en el protocolo notarial de la existencia de esos documentos o cosas en poder de una persona en una determinada fecha y lugar.

6.5 Actas para la publicidad.

Consiste en la autorización de actas de presencia en las que constan hechos susceptibles de publicidad comercial.

6.6 Actas de requerimiento y notificación.

Son aquellas que tienen por objeto dar a conocer a la persona notificada una información o una decisión de la persona que requiere al notario (notificación) o bien intimar a la persona requerida para que adopte una actitud (requerimiento).

6.7 Actas de depósito.

Son aquellas en las que el notario recibe en depósito objetos, valores, documentos y cantidades que los particulares le confían. El notario puede a su voluntad rechazar estos depósitos o imponer condiciones a quien lo realiza.

6.8 Actas de sorteo.

Son aquellas en las que el notario deja constancia de las bases de los concursos y sorteos, protocolizándolos notarialmente. Existe un archivo llamado ABACO donde de forma libre y gratuita se puede acceder al contenido de las bases del concurso.

6.9 Actas de declaración de herederos al intestado

Son aquellas en las que el notario, a falta de testamento, y aplicando el Código Civil (o Compilación de Derecho Foral Balear, en su caso), declara los herederos de una persona que ha fallecido sin haber otorgado testamento.

6.10 Actas de inmatriculación de fincas.

Son aquellas que tienen por finalidad registrar una finca que está sin escriturar (inmatricular en el Registro de la Propiedad), y hacerlo probando a través del acta que quien la ha transmitido era realmente su dueño.

6.11 Actas de protocolización.

Son aquellas que tienen por objeto incorporar documentos al acta que el notario examina, expresando el número de folios incorporado. Su fin es demostrar la fecha o existencia del documento, conseguir copias futuras o asegurarse de la existencia del documento ante una posible pérdida.

Carlos Luis Acero Herrero

Notaría Es Figueral (Marratxí)